Für viele ist es ein kleines Rätsel: die Stellvertretungseinstellungen in Outlook. Um damit ein für alle mal aufzuräumen, habe ich hier die wichtigsten Dinge für die Verwendung zusammengestellt:
1. Zunächst einmal muss in dem Konto, das für andere freigegeben werden soll (z.B. die “Chef-Mailbox”), die Stellvertretung eingerichtet werden. Dazu im Dateireiter (Backstagebereich) unter “Informationen” auf den Button “Kontoeinstellungen” klicken. Dort findet ihr den Menüpunkt “Zugriffsrechte für Stellvertretung”.
2. Im nun sich öffnenden Fenster könnt ihr unter “Hinzufügen” den Stellvertreter für die Mailbox (z.B. die Assistentin) auswählen.
3. Im nächsten Schritt können nun die einzelnen Berechtigungen für jeden Bereich (Kalender, Posteingang, Aufgaben etc.) genau eingestellt werden.
Normalerweise kann die Stellvertretung keine privat gekennzeichneten Elemente (Mails oder Kalendertermine) sehen, außer man gibt ihr explizit die Berechtigung dafür (siehe letzter Punkt “Stellvertretung kann private Elemente sehen”).
Wichtig: nachdem dies geschehen ist, müssen für den Stellvertreter noch die Ordner auf sichtbar gestellt werden. Dazu auf den Stammordner der Mailbox mit der rechten Maustaste klicken, und dort “Ordnerberechtigungen” auswählen.
Dort das Postfach des Stellvertreters auswählen und ein Häkchen bei “Ordner sichtbar” machen. Sonst kann der Stellvertreter keine Ordner einsehen, und bekommt eine Fehlermeldung! Sollte der Stellvertreter noch nicht in der Liste aufscheinen, müsst ihr ihn mit dem Button “Hinzufügen” hineinnehmen und ihm die Berechtigungsstufe “Bearbeiter” geben.
4. Sobald das erledigt ist, muss nur noch das zur Stellvertretung freigegebene Mailkonto beim Stellvertreter in Outlook eingerichtet werden. Dazu beim Stellvertreter die Kontoeinstellungen öffnen (Datei –> Info –> Kontoeinstellungen). Dort das Hauptmailkonto auswählen und auf “Ändern” klicken.
5. Dort unter “Weitere Einstellungen” im Dateireiter “Erweitert” das zusätzlich zu verwaltende Postfach hinzufügen (also das Konto des Chefs).
6. Auf “Weiter” und “Fertigstellen” klicken, und schon kann der Stellvertreter Mails und Termine des Chefs erhalten, und in seinem Auftrag annehmen bzw. Mails schreiben. Er findet dazu unter dem eigenen Postfach, das Mailkonto des Chefs, und kann nun in seinem Namen agieren!
Mehr Infos dazu findet ihr auch unter folgenden 2 Links:
http://office.microsoft.com/de-ch/outlook-help/zulassen-dass-eine-andere-person-ihre-e-mail-und-ihren-kalender-verwaltet-HA010355554.aspx
http://office.microsoft.com/de-ch/outlook-help/verwalten-der-e-mail-und-kalenderelemente-einer-anderen-person-HA010355561.aspx?CTT=3