erstellt von
Haider Shnawa
am
31. July 2011 20:30
Vor kurzem erhielt ich eine interessante Frage eines OfficeBlog-Lesers: wie kann man einstellen, dass firmeninterne Mails (bzw. Mails an eine bestimmte Empfängergruppe) ohne Signatur und alle anderen Mails mit Signatur gesendet werden? Geht das überhaupt ohne 3rd Party-Tools?
Nun, die Antwort darauf ist, dass so etwas leider nicht automatisiert in Outlook alleine funktionieren würde. Der Grund ist einfach: Outlook fügt bereits bei Erstellung einer neuen Mail oder bei Klick auf “Antworten” die Signatur ein. Eine Überprüfung, ob nun nur firmeninterne Empfänger die Mail adressiert werden, erfolgt daher nicht. Welche Möglichkeiten habe ich nun in Outlook alleine?
1. Ihr stellt die Signaturoptionen so ein, dass automatisch keine Signatur erscheint, und wählt die Signatur immer manuell aus
2. Ihr nehmt 2 unterschiedliche Accounts: aus meiner Sicht zwar etwas umständlich, aber prinzipiell möglich: pro Account kann man ja unterschiedliche Signaturen einstellen, und somit die Signaturen schön automatisieren. Und in Outlook sind kann man ja problemlos mehrere Mailaccounts verwalten, ab Outlook 2010 sogar mehrere Exchange Accounts in einem Profil. Wäre trotzdem nicht meine präferierte Lösung…
In Zusammenhang mit Exchange 2007 bzw. 2010 gäbe es noch eine andere Möglichkeit, wie gesagt ist dies jedoch eine Exchangefunktionalität. Die sogenannte Hub Transport Server Rolle erlaubt es nämlich, Regeln zu erstellen, um beispielsweise automatisch Disclaimer an nach extern gehende Mails anzuhängen. Infos, wie man dies im Exchange Server einstellen kann findet ihr hier (wie gesagt, nur für Exchange Admins geeignet)