Leichter geht´s kaum: Outlook PST Files, also das eigene Mailarchiv, kann man ganz einfach sichern. Wie das geht? Mit dem kostenlosen Tool “pfbackup” von Microsoft: für Office XP, 2003, 2007 und mit einem kleinen Trick auch für Office 2010. Aber schön der Reihe nach…..
Das mit den PST Files ist ja immer so ein “gfrett”, wie wir Österreicher sagen. Denn: wenn ich ein Exchange Mailkonto habe, liegen ja alle Mails des Posteingangs auf dem Server (ganz genau liegen sie im sogenannten OST File und am Exchange Server), solange ich sie von dort nicht in einen lokalen Ordner verschiebe. Wenn ich IMAP verwende, liegen die Mails ebenfalls am Server, und ich kann sie im Ernstfall von dort jederzeit wieder abrufen, sollte ich irrtümlicherweise meinen Rechner formatiert oder anderweitig zerstört haben. Wie ist das aber bei POP3 Konten oder wenn ich die Mails in einen privaten Ordner (Outlookdatendatei) verschiebe? Richtig: Outlook lädt diese Mails herunter und speichert sie in einem sogenannten PST File. Diese Files liegen normalerweise unter C:\Users\<USERNAME>\Documents\Outlook-Dateien, können aber natürlich auch woanders hingelegt werden. Ich empfehle immer, die PST Files wenn möglich in einen Ordner Mails z.B. direkt auf C: abzuspeichern. Beim Verschieben der PST Files vergesst nicht, die Datendateien wieder neu in Outlook hineinzuhängen, sonst findet Outlook sie nicht mehr…
Wenn ich nun meinen Rechner neu aufsetzen möchte oder andere gemeingefährliche Taten mit meinem PC plane, dann sollte ich die PST Files sichern – oder sie sind weg 
Und selbst wenn ich selbiges nicht vorhabe, ist es manchmal ganz gut eine Sicherung der PST Files zu haben, beispielsweise wenn plötzlich mein produktives PST File “irreparabel” beschädigt ist – nicht dass mir das jemals passiert wäre 
Gottseidank gibt es ja das kostenfreie Tool von Microsoft namens “pfbackup.exe”, zu beziehen unter http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=8B081F3A%2DB7D0%2D4B16%2DB8AF%2D5A6322F4FD01&displaylang=de
Nach dem Download einfach darauf doppelklicken und es installieren (Achtung: Outlook sollte dabei geschlossen sein), und schon kann es losgehen. Wenn ihr nämlich Outlook das nächste Mal öffnet, findet ihr im Datei-Menü (in Office XP, 2003 und 2007) bzw. im Reiter Add-Ins (in Office 2010) einen neuen Punkt: Sicherungskopie.
Mit Klick auf Sicherungskopie geht ein neues Fenster auf, in dem die zu sichernden PST Files ausgewählt werden können:
Auf Optionen geklickt, und schon könnt ihr die gewünschte Datendatei und den Speicherort auswählen und auf OK klicken:
Wenn ihr nun auf “Sicherungskopie speichern” klickt, wird das nächste Mal, wenn ihr Outlook beendet, automatisch die Sicherungskopie durchgeführt.
Wie bereits oben gebloggt geht das automatisch für die Office Versionen XP, 2003 und 2007. Im Outlook 2010 funktioniert das nicht sofort, mit einem kleinen Trick ist das Problem aber schnell gelöst (wie ihr an meinen Screenshots seht). Der Trick geht über einen Registryeintrag (nur 32bit Versionen!) und geht so: (natürlich alles auf eigene Gefahr)
1. pfbackup.exe installieren
2. Das Add-In registrieren: regsvr32 "C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ADDINS\outbak.dll" (C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ADDINS\outbak.dll ist der Standard Add-In Folder, wenn ihr Outlook woanders installiert habt, müsst ihr hier den entsprechenden Ordner angeben)
3. Mit regedit in die Registry eindringen und folgenden Pfad öffnen: [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\AddIns\Microsoft.OutlookBackup.1]
4. Einen neuen 32 Bit DWORD Eintrag mit dem Namen "RequireShutdownNotification" erstellen und den Wert 1 zuweisen
Beim nächsten Öffnen von Outlook solltet ihr unter Add-Ins den neuen Punkt Sicherungskopie sehen.
Wenn euch das zu mühsam ist, gibt´s immer noch den Weg über das Exportieren von PST-Files – aber das ist eine ganz andere Geschichte (to be continued…)